Privacybeleid

Klicbot ("wij", "ons", of "onze") hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit hoe we gegevens verzamelen, gebruiken en beschermen wanneer u gebruikmaakt van klicbot.nl, het dashboard en WhatsApp (inlogcodes, notificaties en support). Dezelfde tekst staat ook op klicbot.nl/legal.

1. Gegevens die wij verzamelen

Om onze diensten te kunnen leveren, verzamelen wij de volgende gegevens:

• Uw naam, e-mailadres en telefoonnummer. Uw telefoonnummer gebruiken we ook voor inlogcodes, notificaties en support via WhatsApp.
• Het graafgebied: een adres, een punt of een tekening op de kaart, een geüpload bestand, of een Excel-lijst met adressen voor die ene melding.
• Projectgegevens, zoals de projectnaam, de opdrachtgever en de werkzaamheden.
• Facturatiegegevens via Stripe. Wij slaan zelf geen creditcardgegevens op.

2. Doel en grondslag

Wij verwerken persoonsgegevens op deze grondslagen:

• Uitvoering van de overeenkomst, voor het indienen van de KLIC-melding, het dossier en de betaling.
• Wettelijke verplichting, voor facturen en betaalgegevens. Die bewaren we 7 jaar, omdat de belastingwet dat verplicht.
• Gerechtvaardigd belang, voor de beveiliging van het account, het logboek en het voorkomen van misbruik.
• Toestemming, voor marketingcookies, uitgebreide statistiek en modeltraining. Die toestemming kunt u intrekken.

De WIBON-plicht ligt bij de grondroerder. Klicbot neemt die wettelijke verplichting niet over.

3. Gegevensdeling met derden

Wij delen uw gegevens alleen met partijen die nodig zijn voor de dienst:

• Het Kadaster, voor de officiële KLIC-melding. Het Kadaster stuurt het telefoonnummer uit de melding door aan de netbeheerders in het graafgebied, zodat zij u kunnen bereiken.
• Stripe, voor de online betaling en de facturen.
• TransIP, voor de hosting van de applicatie en de database, en voor het versturen van e-mail. Die systemen staan in Nederland.
• Twilio en WhatsApp (Meta), alleen voor inlogcodes, notificaties en support.
• xAI, voor de AI-verwerking van uw aanvraag, een supportvraag, vragen in het dashboard en het uitlezen van een werktekening. Die aanroepen gaan naar api.x.ai.
• Telegram, voor interne meldingen aan ons team. Voor klantmeldingen via WhatsApp (zoals schade of een vraag voor support) sturen we alleen het type melding, de laatste vier cijfers van het telefoonnummer en een link naar ons beheer. Voor het afhandelen van bestellingen en contactverzoeken kan een interne melding ook naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en bestelgegevens bevatten. Wij doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang om meldingen en bestellingen snel af te handelen. Telegram is gevestigd buiten de EER. Volgens het privacybeleid van Telegram worden gegevens van accounts die vanuit de EER zijn aangemaakt, zoals die van ons team, opgeslagen in datacenters in Nederland, op servers van Telegram. Telegram kan persoonsgegevens delen met groepsmaatschappijen op de Britse Maagdeneilanden en in Dubai, en gebruikt daarvoor volgens dat beleid standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Sentry, voor foutmeldingen van de applicatie. In zo'n melding kunnen gegevens van uw gebruik staan.
• Google of Microsoft, alleen als u daarmee een account aanmaakt.

Sommige van deze partijen zijn gevestigd in de Verenigde Staten, namelijk Stripe, Twilio, Meta, xAI, Sentry, Google en Microsoft. Wij geven gegevens alleen door als er passende waarborgen zijn, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wij verkopen uw gegevens nooit aan commerciële partijen.

4. Bewaartermijn

Deze termijnen staan ook op klicbot.nl/legal. Het systeem past ze zo toe:

• Losse melding: we bewaren de projectgegevens 90 dagen en het logboek 1 jaar.
• KLICBOT PRO: we bewaren de projectgegevens 10 jaar en het logboek 5 jaar.
• KLICBOT API: we bewaren de projectgegevens 10 jaar en het logboek 10 jaar.
• Na afloop zetten we een project eerst op verwijderd. Dertig dagen later wissen we het definitief.
• Berichten via WhatsApp voor inlogcodes, notificaties en support bewaren we 90 dagen. De link naar een bijlage bij zo'n bericht halen we na één uur weg.
• Ruwe statistiek van pagina's bewaren we 14 dagen. De dagtotalen bewaren we 26 maanden en verwijderen we daarna.
• Vragen die u in het dashboard aan de assistent stelt, blijven bij uw account staan tot u om verwijdering vraagt. Daar zit geen aparte automatische termijn op.
• Facturen en betaalgegevens bewaren we 7 jaar, omdat de belastingwet dat verplicht. Dat geldt ook als u vraagt om uw andere gegevens te verwijderen.

5. Uw rechten

Op basis van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage in uw gegevens.
• Recht op correctie, verwijdering en beperking van de verwerking.
• Recht op dataportabiliteit.
• Recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om een gegeven toestemming in te trekken.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). Neem voor verzoeken contact op via contact@klicbot.nl.

6. Beveiliging

Toegang tot uw dashboard is beveiligd met unieke tokens. Verkeer naar de site verloopt via HTTPS. De verbinding met het Kadaster gebruikt mTLS. Naam, e-mailadres, factuurgegevens en de tekst van WhatsApp-berichten slaan we versleuteld op. Het telefoonnummer waarmee we uw account herkennen, en de geschiedenis van vragen in het dashboard, staan niet versleuteld opgeslagen.

7. Cookies en statistieken

We meten zelf hoe onze website wordt gebruikt, zonder Google Analytics. Zonder uw toestemming plaatsen we geen advertentiecookies. Zonder uw toestemming zien we alleen welke pagina's worden bekeken, hoe ver u scrolt, hoe lang u op een pagina blijft, via welke campagne u kwam, vanaf welke pagina of site u kwam (zonder zoektermen of persoonlijke gegevens), het type apparaat en de browser. Daarvoor bewaren we een willekeurig nummer in uw browser dat verdwijnt zodra u het tabblad sluit. Uw IP-adres slaan we niet op, alleen een versleutelde code die elke dag verandert. Deze gegevens gebruiken we alleen om de website te verbeteren, delen we met niemand en verwijderen we na 14 dagen. De dagtotalen bewaren we 26 maanden en verwijderen we daarna. Dit is toegestaan zonder toestemming omdat het geen of weinig impact op uw privacy heeft (art. 11.7a Telecommunicatiewet). Onze grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een goed werkende website.

Kiest u in de cookiemelding voor "Alles accepteren", dan meten we ook waarop u klikt, welke onderdelen van een pagina u bekijkt, onthouden we uw browser met een vast nummer (zodat we terugkerende bezoekers herkennen) en laden we de Meta Pixel. Meta ontvangt die advertentiemeting. U kunt dit altijd wijzigen via "Cookie-instellingen" onderaan de pagina. In het dashboard gebruiken we functionele sessiecookies voor login en beveiliging.

Modeltraining, alleen met toestemming: de beheerder van een organisatie kan in Instellingen, onder Data en AI, geanonimiseerde voorbeelden delen om Klicbot te verbeteren. Telefoonnummers en e-mailadressen zitten daar niet in.

8. Contact

Heeft u vragen over ons privacybeleid? Neem dan contact met ons op via:

Klicbot
Louise Wentstraat 178
1018 MS Amsterdam
Nederland
E-mail: contact@klicbot.nl
Telefoon: 06 159 031 10
KvK: 63627353
WhatsApp: inlogcodes, notificaties en support