Privacybeleid

Klicbot ("wij", "ons", of "onze") hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit hoe we gegevens verzamelen, gebruiken en beschermen wanneer u gebruikmaakt van klicbot.nl en het dashboard. Dezelfde tekst staat op klicbot.nl/legal en op klicbot.nl/privacy.

1. Welke gegevens we verwerken

Om de dienst te kunnen leveren verwerken wij:

• Uw naam, e-mailadres en telefoonnummer. Uw telefoonnummer gebruiken we voor inlogcodes en notificaties via WhatsApp. Voor support mailt u contact@klicbot.nl of belt u 0615903110.
• Het graafgebied: een adres, een punt of een tekening op de kaart, een geüpload bestand, of een Excel-lijst met adressen voor die ene melding.
• Facturatiegegevens, zoals bedrijfsnaam, adres en btw-nummer.

2. Doel en grondslag

Wij verwerken persoonsgegevens op deze grondslagen:

• Uitvoering van de overeenkomst, voor het indienen van de KLIC-melding, het dossier en de betaling.
• Wettelijke verplichting, voor facturen en betaalgegevens. Die bewaren we 7 jaar, omdat de belastingwet dat verplicht.
• Gerechtvaardigd belang, voor de beveiliging van het account, het logboek en het voorkomen van misbruik.
• Toestemming, voor marketingcookies, uitgebreide statistiek en modeltraining. Die toestemming kunt u intrekken.

De WIBON-plicht ligt bij de grondroerder. Klicbot neemt die wettelijke verplichting niet over.

Opent iemand de kaart in de viewer, dan leggen we dat vast in het projectlogboek en bewaren dat volgens de termijnen hieronder. Geeft de telefoon een GPS-positie, dan slaan we die locatie en de GPS-nauwkeurigheid van dat moment op. Lukt GPS niet, of opent iemand de kaart op een computer, dan slaan we geen positie op. We noteren dan dat de kaart is geopend. Op een telefoon zonder GPS kan de gebruiker aangeven of dat op locatie of ter voorbereiding was. Dat doen we op grond van het gerechtvaardigd belang van het bedrijf om aan te tonen dat de KLIC-gegevens zijn geraadpleegd.

3. Gegevensdeling

Wij delen uw gegevens alleen met partijen die nodig zijn voor de dienst:

• Het Kadaster, voor de officiële KLIC-melding. Het Kadaster stuurt het telefoonnummer uit de melding door aan de netbeheerders in het graafgebied, zodat zij u kunnen bereiken.
• Stripe, voor de online betaling en de facturen.
• TransIP, voor de hosting van de applicatie en de database, en voor het versturen van e-mail. Die systemen staan in Nederland.
• Mapbox, voor de kaarttegels in de viewer.
• PDOK, voor openbare Nederlandse kaart- en adresdiensten.
• Twilio en WhatsApp (Meta), voor inlogcodes en notificaties.
• xAI, voor de AI-verwerking van uw aanvraag, vragen in het dashboard en het uitlezen van een werktekening. Die aanroepen gaan naar api.x.ai.
• Telegram, voor interne meldingen aan ons team. Een interne melding kan het type, de laatste vier cijfers van het telefoonnummer en een link naar ons beheer bevatten. Bij een ingediende KLIC-melding sturen we ook het ordernummer, het adres en het meldnummer. Bij een contactformulier sturen we naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en het bericht. Bij een aanvraag op de website kunnen we e-mailadres, naam, bedrijfsnaam, adres, ordernummer en het bedrag meesturen. Wij doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang om meldingen en aanvragen af te handelen. Telegram is gevestigd buiten de EER. Volgens het privacybeleid van Telegram worden gegevens van accounts die vanuit de EER zijn aangemaakt, zoals die van ons team, opgeslagen in datacenters in Nederland, op servers van Telegram. Telegram kan persoonsgegevens delen met groepsmaatschappijen op de Britse Maagdeneilanden en in Dubai, en gebruikt daarvoor volgens dat beleid standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Sentry, voor foutmeldingen van de applicatie. In zo'n melding kunnen gegevens van uw gebruik staan.
• Google of Microsoft, alleen als u daarmee een account aanmaakt.

Sommige van deze partijen zijn gevestigd in de Verenigde Staten, namelijk Stripe, Twilio, Meta, xAI, Sentry, Google, Microsoft en Mapbox. Wij geven gegevens alleen door als er passende waarborgen zijn, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens nooit aan marketingpartijen.

4. Retentie en veiligheid

Deze termijnen past het systeem toe:

• Bij een losse KLIC-melding bewaren we het project, met de KLIC-levering, het dossier en het logboek, 90 dagen na het indienen, of na het aanmaken als u de KLIC-melding niet indient. Daarna staat het nog 30 dagen in de prullenbak en wordt het definitief verwijderd.
• Bij KLICBOT PRO en de KLICBOT API bewaren we de projectgegevens en het logboek 10 jaar vanaf het indienen, of vanaf het aanmaken als u de KLIC-melding niet indient. Daarna staat het nog 30 dagen in de prullenbak en wordt het definitief verwijderd.
• Berichten via WhatsApp bewaren we 90 dagen. De link naar een bijlage bij zo'n bericht halen we na één uur weg.
• Ruwe statistiek van pagina's bewaren we 14 dagen. De dagtotalen bewaren we 26 maanden en verwijderen we daarna.
• Vragen die u in het dashboard aan de assistent stelt, blijven bij uw account staan tot u om verwijdering vraagt. Daar zit geen aparte automatische termijn op.
• Facturen en betaalgegevens bewaren we 7 jaar, omdat de belastingwet dat verplicht. Dat geldt ook als u vraagt om uw andere gegevens te verwijderen.
• Dagelijkse versleutelde back-ups bewaren we bij TransIP (Object Store) in Nederland.

Toegang tot uw dashboard is beveiligd met unieke tokens. Verkeer naar de site verloopt via HTTPS. Naam, e-mailadres, factuurgegevens en de tekst van WhatsApp-berichten slaan we versleuteld op. Het telefoonnummer waarmee we uw account herkennen, en de geschiedenis van vragen in het dashboard, staan niet versleuteld opgeslagen. In het dashboard kunt u onder Instellingen, bij Privacy en gegevens, een JSON-export downloaden of anonimisatie aanvragen.

5. Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking en dataportabiliteit. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en u kunt een gegeven toestemming altijd intrekken. Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Neem voor verzoeken contact op via contact@klicbot.nl.

6. Cookies en statistieken

We meten zelf hoe onze website wordt gebruikt, zonder Google Analytics. Zonder uw toestemming plaatsen we geen advertentiecookies. Zonder uw toestemming zien we alleen welke pagina's worden bekeken, hoe ver u scrolt, hoe lang u op een pagina blijft, via welke campagne u kwam, vanaf welke pagina of site u kwam (zonder zoektermen of persoonlijke gegevens), het type apparaat en de browser. Daarvoor bewaren we een willekeurig nummer in uw browser dat verdwijnt zodra u het tabblad sluit. Uw IP-adres slaan we niet op, alleen een versleutelde code die elke dag verandert. Deze gegevens gebruiken we alleen om de website te verbeteren, delen we met niemand en verwijderen we na 14 dagen. De dagtotalen bewaren we 26 maanden en verwijderen we daarna. Dit is toegestaan zonder toestemming omdat het geen of weinig impact op uw privacy heeft (art. 11.7a Telecommunicatiewet). Onze grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een goed werkende website.

Kiest u in de cookiemelding voor "Alles accepteren", dan meten we ook waarop u klikt, welke onderdelen van een pagina u bekijkt, onthouden we uw browser met een vast nummer (zodat we terugkerende bezoekers herkennen) en laden we de Meta Pixel. Meta ontvangt die advertentiemeting. U kunt dit altijd wijzigen via "Cookie-instellingen" onderaan de pagina. In het dashboard gebruiken we functionele sessiecookies voor login en beveiliging. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Modeltraining, alleen met toestemming: de beheerder van een organisatie kan in Instellingen, onder Data en AI, geanonimiseerde voorbeelden delen om Klicbot te verbeteren. Telefoonnummers en e-mailadressen zitten daar niet in. Organisatie sluiten, uw e-mailadres wijzigen en overal uitloggen verlopen via support, tot die stappen in het dashboard zelf kunnen.

7. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid, neem dan contact op via contact@klicbot.nl of telefonisch op 06 159 031 10. Klicbot, Louise Wentstraat 178, 1018 MS Amsterdam, KvK 63627353.